Umsatzsteuer

Kleinunternehmerregelung: Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben

Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, dafür braucht die Rechnung einen klaren Hinweis. Was gilt, welche Grenzen zählen und was beim Wechsel passiert.

Kleinunternehmer-Rechnung erstellen

Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG befreit Sie nicht von der Rechnungspflicht, sondern nur vom Ausweis der Umsatzsteuer. Wer sie nutzt, darf keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen und kann im Gegenzug keine Vorsteuer abziehen.

Wer die Regelung nutzen darf

Maßgeblich sind zwei Umsatzgrenzen: der Gesamtumsatz des Vorjahres und der voraussichtliche Umsatz des laufenden Jahres. Wird die Vorjahresgrenze überschritten, entfällt die Regelung ab dem folgenden Jahr. Wird die laufende Jahresgrenze im Jahr überschritten, endet die Befreiung unmittelbar. Prüfen Sie Ihre aktuellen Werte im Zweifel mit Ihrem Steuerberater, die Beträge wurden in den letzten Jahren mehrfach angepasst.

So sieht eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung aus

Alle Pflichtangaben aus §14 UStG gelten weiter, mit drei Unterschieden: kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, dafür ein Hinweis auf die Regelung. Bewährter Wortlaut:

Der Gesamtbetrag ist damit gleich der Summe Ihrer Positionen. Schreiben Sie nicht null Prozent Umsatzsteuer in eine Steuerspalte, das ist inhaltlich etwas anderes als eine Steuerbefreiung und führt regelmäßig zu Rückfragen der Buchhaltung Ihres Kunden.

Die drei teuren Fehler

  1. Umsatzsteuer trotzdem ausweisen: Wer als Kleinunternehmer Steuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt, auch wenn er sie gar nicht abführen müsste. Korrigieren Sie eine solche Rechnung sofort.
  2. Den Hinweis vergessen: Ohne Hinweis wirkt die Rechnung wie eine Netto-Rechnung ohne Steuerausweis, was Ihr Kunde falsch verbuchen kann.
  3. Grenze überschritten und weiter ohne Steuer fakturiert: Ab dem Zeitpunkt der Regelbesteuerung müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen. Die nachträgliche Steuer schuldet der Leistende, nicht der Kunde.

Wechsel zur Regelbesteuerung

Der Wechsel lohnt sich vor allem, wenn Sie hohe Vorsteuerbeträge haben, etwa bei Investitionen in Ausrüstung, oder wenn Ihre Kunden ausschließlich Unternehmen sind, für die die Umsatzsteuer neutral ist. Ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet Sie für fünf Kalenderjahre.

Praktisch heißt der Wechsel: Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Steuersätze auf allen neuen Rechnungen und getrennte Buchführung von Netto und Steuer. Planen Sie den Umstieg zum Jahreswechsel, damit Ihre Nummernkreise und Auswertungen sauber bleiben.

Leistungen ins Ausland

Auch als Kleinunternehmer können Sie an Unternehmen in anderen EU-Ländern leisten. Die Reverse-Charge-Regel greift dann nicht automatisch, weil Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Prüfen Sie vor jeder EU-Rechnung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden und dokumentieren Sie das Prüfergebnis mit Datum.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?

Ja. Die Nummerierung ist Teil der Pflichtangaben und muss fortlaufend und einmalig sein.

Darf ich als Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?

Nein. Der Verzicht auf den Steuerausweis schließt den Vorsteuerabzug aus. Deshalb ist die Regelung bei hohen Einkäufen oft nachteilig.

Was schreibe ich statt des Steuersatzes auf die Rechnung?

Einen ausdrücklichen Hinweis auf §19 UStG. Die Spalte für Steuersatz und Steuerbetrag lassen Sie weg statt sie mit null zu füllen.

Gilt die Regelung auch für Rechnungen an Privatkunden?

Ja, die Regelung hängt an Ihrem Umsatz, nicht an der Art des Kunden.