Pflichtangaben

Rechnung richtig schreiben: alle Pflichtangaben nach §14 UStG

Eine Rechnung ohne die Pflichtangaben aus §14 UStG kostet Ihren Kunden den Vorsteuerabzug, und Sie am Ende die Diskussion. Hier steht, was drin sein muss, Feld für Feld.

Rechnung kostenlos erstellen

Eine Rechnung ist kein Gestaltungsprojekt, sondern ein Dokument mit gesetzlich festgelegtem Inhalt. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt Ihrem Kunden den Vorsteuerabzug streichen, und Ihr Kunde kommt zurück und bittet um eine Korrektur. Das kostet beide Seiten Zeit und im Zweifel Liquidität.

Die Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG

Für jede Rechnung über 250 Euro brutto gilt die vollständige Liste:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens.
2. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers.
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens.
4. Ausstellungsdatum der Rechnung.
5. Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer.
6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung.
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum, auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht).
8. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Netto-Entgelt und jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts.
9. Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto genügt eine verkürzte Fassung: Name und Adresse des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und der darin enthaltene Steuersatz. Rechnungsnummer und Empfängeradresse sind hier nicht zwingend, schaden aber nie.

Umsatzsteuer korrekt ausweisen

In Deutschland gelten der Regelsatz von 19 Prozent und der ermäßigte Satz von 7 Prozent, zum Beispiel für Bücher, Zeitungen und viele Lebensmittel. Werden mehrere Sätze auf einer Rechnung verwendet, müssen die Netto-Beträge je Steuersatz getrennt ausgewiesen und einzeln summiert werden.

Rechnen Sie nicht aus dem Bruttobetrag zurück, ohne die Rundung zu prüfen. Wer den Steuerbetrag pro Position rundet und dann summiert, landet regelmäßig einen Cent neben der Summe aus der Gesamtsumme. Rechnen Sie den Steuerbetrag deshalb einmal auf die Netto-Summe je Steuersatz.

Sonderfälle, die auf der Rechnung genannt werden müssen

• Reverse Charge bei B2B-Leistungen in andere EU-Länder: Hinweis Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, dazu die USt-IdNr. beider Parteien.
• Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG: Hinweis, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird.
• Steuerfreie Leistungen nach §4 UStG: Nennung des Grundes der Steuerbefreiung.
• Bauleistungen nach §13b UStG: Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld.
• Aufbewahrungspflicht bei Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Zahlungsziel und Verzugszinsen

Ohne Vereinbarung wird eine Rechnung nach §271 BGB sofort fällig, in der Praxis setzt sich ein Zahlungsziel von 14 oder 30 Tagen durch. Bei Geschäftskunden tritt Verzug nach §286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein, auch ohne Mahnung. Der Verzugszins liegt bei Geschäften zwischen Unternehmen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, zusätzlich sind 40 Euro Verzugspauschale nach §288 Abs. 5 BGB möglich.

Aufbewahrung und Nummerierung

Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Die Rechnungsnummer muss lückenlos nachvollziehbar sein, sie muss aber nicht bei eins beginnen und darf Präfixe wie 2026-0001 enthalten. Wichtig ist nur: keine Nummer doppelt, keine Lücke ohne Erklärung.