Requisitos
Requisitos de una factura en España: la lista definitiva
Una factura sin los datos del Reglamento de Facturación deja a tu cliente sin deducir el IVA y a ti con una corrección pendiente. Aquí está la lista completa.
El contenido de una factura en España lo fija el Reglamento de Facturación. No es una cuestión de diseño: si falta un dato, tu cliente puede perder la deducción del IVA y tú te expones a una sanción formal.
Datos obligatorios de la factura completa
- Número y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie.
- Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
- Nombre y apellidos o razón social del emisor, con NIF y domicilio fiscal.
- Datos identificativos del destinatario, con NIF cuando la operación lo requiera.
- Descripción de las operaciones, con cantidad y precio unitario sin impuestos.
- Base imponible desglosada por tipo de IVA.
- Tipo o tipos de IVA aplicados y la cuota resultante de cada uno.
- Importe total a pagar.
- Descuentos o rebajas no incluidos en el precio unitario.
Tipos de IVA en España
- 21 %, tipo general, se aplica por defecto.
- 10 %, tipo reducido: hostelería, transporte de viajeros, vivienda en determinados casos, algunos alimentos.
- 4 %, tipo superreducido: pan común, leche, libros, medicamentos de uso humano, prótesis.
- 0 % y exenciones: operaciones concretas previstas en la Ley del IVA, siempre con mención del motivo.
Cuando conviven varios tipos, desglosa la base imponible por tipo y calcula la cuota sobre cada base, no línea a línea. Es la forma de evitar diferencias de un céntimo entre el detalle y el total.
Factura simplificada
La factura simplificada, antes llamada ticket, se puede emitir hasta 400 euros de importe total, y hasta 3.000 euros en determinadas actividades como comercio al por menor, hostelería o transporte de personas. Debe incluir número, fecha, NIF y nombre del emisor, descripción de la operación, tipo de IVA y el importe total. Si el cliente necesita deducir el IVA, tendrá que pedir una factura completa.
Casos especiales que deben constar en la factura
- Inversión del sujeto pasivo en operaciones intracomunitarias B2B: mención expresa y NIF-IVA de ambas partes.
- Operación exenta: referencia al artículo de la Ley del IVA que la ampara.
- Recargo de equivalencia cuando el destinatario está en ese régimen, con el porcentaje aplicado.
- Régimen especial del criterio de caja, si te has acogido a él.
- Retención de IRPF en facturas de profesionales a empresas, restada del total.
Plazos de pago y morosidad
La Ley de lucha contra la morosidad fija un plazo máximo de 60 días naturales entre empresas y de 30 días para las administraciones públicas, sin posibilidad de pactar plazos superiores. Vencido el plazo, el interés de demora se devenga automáticamente y puedes reclamar además los costes de cobro.
Conservación
Conserva las facturas emitidas y recibidas durante al menos cuatro años por el plazo de prescripción fiscal, y seis años por obligaciones mercantiles. Si emites en formato electrónico, guarda el fichero original, no solo una impresión.
¿Puedo emitir una factura sin NIF del cliente?
Solo en facturas simplificadas y cuando el cliente no necesite deducir el IVA. En una factura completa el NIF del destinatario es obligatorio.
¿Cómo corrijo una factura ya enviada?
Con una factura rectificativa en una serie propia, que identifique la factura original y el motivo de la rectificación.
¿La numeración debe empezar en 1 cada año?
No es obligatorio, pero es habitual y facilita el control. Lo imprescindible es que sea correlativa dentro de la serie.
¿Cuándo hay que aplicar retención de IRPF?
Cuando un profesional autónomo factura a una empresa o a otro profesional en España. En facturas a particulares no se practica retención.