Fattura elettronica
Fattura elettronica e SdI: come funziona davvero
Il file XML, il codice destinatario, gli scarti dello SdI e la conservazione: tutto quello che serve per emettere fatture elettroniche senza rincorrere errori.
In Italia la fattura non si invia al cliente, si invia allo Stato, che poi la consegna al cliente. Il Sistema di Interscambio è il postino obbligatorio: riceve il file XML, lo controlla formalmente, lo recapita e restituisce una ricevuta. Chi capisce questo passaggio smette di combattere con gli scarti.
Il formato XML FatturaPA
La fattura elettronica è un file XML con una struttura fissa, non un PDF. Contiene due blocchi principali: i dati di trasmissione, cioè chi invia e a chi va consegnata, e il corpo della fattura con cedente, cessionario, linee di dettaglio, aliquote IVA e riepilogo.
- Dati trasmissione: identificativo del trasmittente, progressivo di invio, formato e codice destinatario.
- Cedente prestatore: partita IVA, codice fiscale, denominazione, indirizzo, regime fiscale.
- Cessionario committente: partita IVA o codice fiscale, denominazione o nome e cognome, indirizzo.
- Dati generali del documento: tipo documento, data, numero, importo totale, eventuale bollo.
- Dettaglio linee e riepilogo per aliquota IVA, con natura dell'operazione quando l'IVA non si applica.
Codice destinatario e PEC
Il recapito dipende dal destinatario. Per un cliente con partita IVA serve il codice destinatario di sette caratteri oppure il suo indirizzo PEC. Per la pubblica amministrazione serve il codice ufficio IPA di sei caratteri. Per un privato senza canale telematico si usa il codice convenzionale composto da sette zeri, e la copia di cortesia va consegnata al cliente.
Gli scarti più frequenti
- Partita IVA o codice fiscale del cliente inesistente o cessato: verifica l'anagrafica prima dell'invio.
- Numero documento duplicato per lo stesso anno e cedente: la numerazione deve essere univoca.
- Incoerenza tra imponibile, aliquota e imposta nel riepilogo: calcola l'imposta sul totale imponibile per aliquota.
- Natura operazione mancante quando l'aliquota è zero: ogni operazione senza IVA richiede il codice natura corretto.
- Formato data non valido o data futura non ammessa per il tipo documento.
Una fattura scartata si considera non emessa. Hai cinque giorni dalla notifica di scarto per correggere e ritrasmettere, mantenendo data e numero originali se il documento era già stato consegnato al cliente. Non creare un nuovo numero per un semplice errore tecnico.
Termini di emissione
La fattura immediata va trasmessa entro dodici giorni dalla data dell'operazione. La fattura differita, per cessioni accompagnate da documento di trasporto, entro il giorno quindici del mese successivo. La data del documento è quella dell'operazione, non quella dell'invio.
Conservazione sostitutiva
Il file XML e le ricevute dello SdI vanno conservati a norma per dieci anni. Salvare il PDF di cortesia sul computer non è conservazione: serve un servizio che garantisca integrità, marca temporale e reperibilità. Verifica che il tuo strumento includa la conservazione o si integri con un conservatore.
Il PDF che invio al cliente è la fattura?
No, è una copia di cortesia. La fattura è il file XML trasmesso e consegnato tramite il Sistema di Interscambio.
Cosa succede se lo SdI scarta la fattura?
La fattura si considera non emessa. Devi correggerla e ritrasmetterla entro cinque giorni dalla notifica di scarto.
Quale codice uso per un cliente privato?
Il codice convenzionale composto da sette zeri, consegnando poi al cliente la copia di cortesia.
Serve la conservazione se uso già un gestionale?
Sì, e va verificato che il gestionale la offra davvero. La conservazione a norma è un obbligo separato dall'emissione.