E-Rechnung
E-Rechnungspflicht: was kleine Unternehmen jetzt umstellen müssen
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Was der Unterschied ist, ab wann Sie strukturierte Formate empfangen und ausstellen müssen, und wie die Umstellung ohne Chaos gelingt.
Der Begriff E-Rechnung wird im Alltag falsch verwendet. Eine per E-Mail versandte PDF-Datei ist eine elektronische Übermittlung, aber keine E-Rechnung im rechtlichen Sinn. Gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931.
XRechnung und ZUGFeRD, der Unterschied in zwei Sätzen
- XRechnung ist eine reine XML-Datei. Menschen lesen sie nur mit einem Viewer, Systeme verarbeiten sie sofort.
- ZUGFeRD ist ein hybrides PDF: sichtbares Layout für Menschen, eingebettetes XML für Systeme. Für kleine Unternehmen meist der bequemere Einstieg.
Wen es betrifft
Betroffen sind inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen bleiben außen vor, ebenso viele steuerfreie Umsätze. Für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise gelten Erleichterungen. Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, kennt XRechnung ohnehin, dort ist sie seit Jahren Standard.
Umstellung in sechs Schritten
- Bestandsaufnahme: Welche Systeme erzeugen heute Rechnungen, in welchen Formaten, mit welchen Nummernkreisen?
- Stammdaten prüfen: vollständige Anschriften, korrekte USt-IdNr. bei allen B2B-Kunden, einheitliche Artikel- und Leistungsbezeichnungen.
- Empfangskanal festlegen: ein dediziertes Rechnungspostfach, das XML-Anhänge nicht filtert, plus revisionssichere Ablage.
- Ausgangsformat wählen: ZUGFeRD, wenn Ihre Kunden gemischt sind, XRechnung, wenn überwiegend Behörden und Großkunden.
- Testlauf mit den zehn wichtigsten Kunden: eine echte Rechnung je Format, Rückmeldung einholen, Feldfehler beheben.
- Archivierung klären: die strukturierte Datei ist das Original und muss zehn Jahre unveränderbar aufbewahrt werden, nicht nur das PDF-Abbild.
Was sich inhaltlich nicht ändert
Die Pflichtangaben nach §14 UStG bleiben identisch. Ein strukturiertes Format erzwingt sie nur strenger: fehlt das Leistungsdatum oder die Steuernummer, weist die Validierung die Datei zurück, statt dass der Fehler erst Monate später bei einer Prüfung auffällt. Wer heute saubere Rechnungen schreibt, hat den größten Teil der Arbeit schon erledigt.
Typische Stolpersteine
- Positionsrundungen: Steuerbeträge je Steuersatz auf die Netto-Summe berechnen, nicht je Position runden und addieren.
- Uneinheitliche Einheiten: Stück, Stunde und Pauschale brauchen konsistente Einheitenschlüssel, sonst schlägt die Validierung fehl.
- Rechnungskorrekturen: eine Korrektur ist ein eigenes Dokument mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer, kein überschriebenes Original.
- Anhänge: Leistungsnachweise gehören in das Format eingebettet oder klar referenziert, sonst gehen sie im Freigabeprozess verloren.
Rechnen Sie mit zwei bis vier Wochen für eine saubere Umstellung in einem kleinen Unternehmen, der größte Teil davon ist Datenpflege und nicht Technik. Wer die Stammdaten früh aufräumt, spart sich später jede Diskussion über abgewiesene Rechnungen.
Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?
Für Rechnungen an Privatpersonen ja. Im inländischen B2B-Bereich gilt der Vorrang strukturierter Formate, PDF ist dort nur noch in Übergangs- und Ausnahmefällen zulässig.
Brauche ich eine Signatur für die E-Rechnung?
Nein, eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend sind Format, Inhalt und eine revisionssichere Archivierung.
Was ist das Original, XML oder PDF?
Bei ZUGFeRD gilt die eingebettete XML-Datei als maßgeblicher Datensatz. Bewahren Sie deshalb immer die vollständige Datei auf, nicht nur einen Ausdruck.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer sind vom Empfang strukturierter Rechnungen ebenfalls betroffen. Beim Ausstellen gelten Erleichterungen, prüfen Sie Ihren Fall im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.