Factura electrónica

Factura electrónica y sistemas Verifactu: qué cambia en tu negocio

El cambio no es enviar un PDF por correo, es que el programa que emite tus facturas deje un registro que no se pueda modificar. Esto es lo que implica.

Crear factura

Dos normas se superponen en España. La Ley Crea y Crece impulsa la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales. El Reglamento de sistemas informáticos de facturación, conocido por el sello Verifactu, regula cómo debe comportarse el software que emite las facturas.

Qué exige un sistema verificable

• Generar un registro de facturación por cada factura emitida, en el momento de la emisión.
• Encadenar los registros mediante una huella o hash, de forma que una modificación posterior sea detectable.
• Impedir la alteración o el borrado de registros ya creados; las correcciones se hacen con registros de anulación o rectificación.
• Incluir en la factura un código QR con los datos que permiten su verificación.
• Conservar los registros y ponerlos a disposición de la Administración cuando se requiera.

Factura electrónica entre empresas

La obligación de emitir y recibir factura electrónica en operaciones entre empresas y profesionales llega por fases, empezando por las empresas de mayor facturación. El formato debe ser estructurado y permitir el intercambio automatizado, además de informar del estado de la factura: aceptada, rechazada o pagada.

Cómo prepararse sin sobresaltos

1. Revisa tu herramienta actual: ¿genera registros encadenados y un QR verificable, o solo un PDF?
2. Depura los datos de clientes: NIF correcto, razón social exacta, domicilio completo y NIF-IVA para clientes de la UE.
3. Unifica series y numeración antes del cambio; empezar el nuevo régimen con huecos en la numeración multiplica el trabajo.
4. Define el procedimiento de rectificación: ninguna factura se edita, todas se corrigen con una rectificativa.
5. Prueba el flujo completo con un cliente real y comprueba que el QR es legible en el PDF impreso y en pantalla.

Lo que sigue igual

Los datos obligatorios de la factura no cambian: numeración correlativa, NIF, base imponible desglosada por tipo de IVA, cuota y total. Lo que cambia es que el sistema deja de permitir arreglos silenciosos. Si hoy tus facturas son correctas y tu numeración es limpia, la transición es sobre todo técnica.

Confirma con tu asesor las fechas que te aplican según tu volumen y forma jurídica; el calendario ha sido prorrogado en varias ocasiones. La depuración de datos, en cambio, conviene empezarla ya: es la parte que lleva semanas.